Actualités Logiciels : Signature de contrat numérique : comment ça marche ?

De plus en plus de personnes apprennent à gérer leurs affaires à distance. Et cela est davantage encouragé par un cadre législatif et technologique propice. Mais avec cet élan de numérisation, de nouveaux besoins s'expriment désormais.

Il s'agit notamment de la signature électronique à poser sur les contrats de travail, un élément incontournable qui est censé faciliter la vie de tous ceux qui exercent en télétravail.

Les enjeux de la numérisation des contrats

La transition numérique qu'on remarque en ce qui concerne la dématérialisation des contrats de travail a eu un succès fulgurant à cause des nombreux avantages qu'elle suggère. Le gain de temps Généralement, dans le milieu du travail et plus particulièrement au niveau des ressources humaines, la rapidité des différents traitements est très importante. Et cela tombe bien, car le fait de pouvoir envoyer des contrats par voie électronique et de les avoir signés tout aussi rapidement représente un véritable gain de temps. La réduction des dépenses En optant pour des contrats numériques, on supprime ainsi les dépenses relatives à l'achat d'enveloppe et de timbre. On économise également par ce fait, les coûts liés à l'impression : imprimante, toner, cartouche d'encre, papier, énergie… L'amélioration de la productivité Avec les contrats de travail numériques, les tâches administratives telles que la création des contrats et leur signature sont beaucoup plus simples et rapides. Aussi, vous n'avez plus besoin de passer encore de longues heures à traiter tous vos contrats manuellement. Enfin, il est également beaucoup plus facile de réduire et de corriger les erreurs sur les contrats lorsqu'ils sont dématérialisés.

La signature électronique, indispensable pour des contrats numériques crédibles

Afin de répondre aux nouveaux besoins de dématérialisation des contrats de travail, les professionnels se sont hâtés d'explorer toutes les opportunités qu'offrent les nouvelles technologies. C'est alors qu'un élément central s'est imposé. Il s'agit de la signature électronique qui permet d'authentifier et d'identifier les individus concernés par le contrat numérique. Pour tout savoir sur la signature électronique du contrat de travail, retrouvez ci-dessous toute son utilité. Pour être assimilé à un contrat physique, un contrat dématérialisé se doit d'être juridiquement valable. Et pour ce faire, il doit répondre à certains critères fondamentaux. Dans un premier temps, le processus d'identification du signataire doit être fiable. Aussi, l'intégrité du document signé doit être respectée. Enfin, un certificat électronique qualifié doit y être apposé. Cela veut simplement dire qu'une signature électronique doit s'y trouver. La signature électronique est donc effectivement un facteur incontournable pour faire des contrats de travail valables : CDI, CDD, contrat d'apprentissage, contrat intérimaire, contrat saisonnier, etc.

Conditions de validité de la signature électronique

Une signature électronique ne s'obtient ni ne s'utilise n'importe comment. Que ce soit pour signer un nouveau contrat de travail, un avenant de contrat ou encore des clauses spécifiques attenantes, la signature électronique doit être fiable et répondre à des exigences techniques. On parle de signature électronique qualifiée (QES). En outre, notez que les prestataires qui sont en mesure de vous proposer des solutions de signature électronique doivent être reconnus par la Trust list européenne. Pour cause, seuls ces tiers de confiance sont habilités à fournir des services d'authentification, de sécurité juridique et de transmission de données.

Le processus de signature d'un contrat numérique

Êtes-vous prêt à passer au digital désormais pour vos contrats de travail ? Si oui, voici les différentes étapes à suivre pour obtenir votre contrat dématérialisé signé. Étape 1 : rédiger le contrat à faire valoir en prenant la peine d'y insérer tous les éléments importants. Étape 2 : choisir un prestataire certifié pour la réalisation d'une signature électronique qualifiée. Étape 3 : choisir l'intégration ou le type d'application (accessible en ligne, téléchargeable sur PC, intégrable au logiciel RH…). Étape 4 : suivre les instructions du logiciel pour apposer sa signature électronique. Le processus diffère d'un tiers de confiance à un autre.