Le générateur d'états d'Access est capable d'imprimer les états mais pas de les enregistrer, ce qui serait pourtant utile pour les diffuser facilement par mail ou sur le réseau local.

Pour cela, ouvrez l'état de votre choix en double-cliquant sur son nom dans la liste des objets de votre base de données. Déroulez le menu Outils, Liaisons Office, Exporter vers MS Word (ou Publication avec Microsoft Office Word selon les versions). Il faut, bien entendu, que Word soit installé sur votre PC.

Access crée alors, dans le dossier contenant votre base de donnée, un fichier du même nom que votre état, mais doté de l'extension .rtf.

Word est ensuite lancé et le fichier converti apparaît à l'écran. Vous pouvez alors l'enregistrer au format .doc en déroulant le menu Fichier, Enregistrer sous.