Actualités Logiciels : Comment Faire Une Signature Électronique - dématérialisation

Publié par nendo le 01/10/2022 (111 lectures)
Actualités Logiciels

La signature électronique a toujours été une technologie pratique, et permettant de gagner des tonnes d’heures entre collègues, départements, filiales et même parfois entreprises.

Comment Faire Une Signature Électronique
Cependant, comment faire une signature électronique sous un format de dématérialisation, et qu’est ce qui fait qu'une solution tierce, devient fiable et compétente dans son domaine ?

Si vous souhaitez découvrir comment Yousign a pu convaincre avec ses solutions et les cas d’usage alors cet article saura vous accompagner dans votre démarche.

 

La dématérialisation de la signature – comment ça marche ? 

La dématérialisation de la signature dans une entreprise, passe par l’automatisation de vos process, afin de gagner du temps et passer par une application ou un ensemble de solutions intégrées qui permettent cela. 

La dématérialisation passe donc par quatre piliers importants qui permettent d’installer cette digitalisation de la signature pour obtenir une signature électronique qualifiée entre vos collaborateurs, et avec les autres sociétés qui collaborent tous les jours avec vos équipes. 

    1. Les modèles possibles

Vous pouvez à travers les modèles, créer une invitation paramétrable et personnalisable pour la majorité de vos signatures récurrentes ou quotidiennes. Si vous signez de la même manière le même document, vous pouvez passer par un modèle personnalisable adéquat qui vous permet un gain de temps considérable, et un flux facile entre différents intermédiaires. 

    2. Une interface pour suivre en temps réel vos signatures 

Vous pouvez suivre en toute tranquillité la progression de vos signatures qualifiées, et gérer facilement les étapes, les relances et les documents associés à ces signatures. L’interface pour le suivi en temps réel est un vrai outil de productivité pour éviter les rappels, les e-mails sans fin et les discussions de relance tous les jours pour l’obtention des signatures nécessaires pour un jalon, un projet ou un accord quelconque. 

    3.  Les relances automatiques qui vous épargnent des tâches fastidieuses 

Vous pouvez planifier vos rappels, les placer sur une semaine ou un nombre prédéfini de jours, et automatiser les relations avec vos collaborateurs pour accélérer l’obtention de procédure auprès de personnes en interne, ou même des collaborateurs externes dans votre société ou chez vos partenaires. 

    4. Le workflow que vous avez toujours souhaité

Le workflow est sans doute l’un des grands avantages d’une digitalisation et dématérialisation de vos signatures en entreprise. Faire une signature électronique implique indirectement l’automatisation d’une procédure pour adapter cela à vos besoins et aux collaborateurs qui traversent ce workflow. 

Vous pouvez donc personnaliser ce workflow, ajouter des personnes, des délais, des rappels et organiser un chemin que la signature traverse. Vous pouvez donc vous concentrer sur ce que vous savez faire le plus, et ce qui ajoute une valeur assurée au lieu de passer vos journées entre les rappels, les documents et les signatures manuscrites. 

 La nouvelle collaboration avec la signature électronique

Quand vous passez à une signature électronique qualifiée, votre manière de collaborer évolue et devient plus hybride et plus maniable. 

Vous pouvez alors adapter et ajuster des workflows qui répondent à vos exigences, vous pouvez également faciliter l’adaptabilité de vos collaborateurs et nouveaux membres, et finalement vous pouvez mettre en place des SOP ou des standards qui permettent d’automatiser les étapes et de rendre l’obtention des signatures, une opération plus fluide et moins chronophage. 

Voici donc comment la dématérialisation de votre signature interagit dans une équipe : 

    1. Le rôle des nouveaux approbateurs 

Vous pouvez compter sur certains de vos collaborateurs pour valider les documents importants d’un contrat en amont de la phase des signatures. Ces approbateurs peuvent jouer un rôle capital pour faciliter le workflow, et pour préparer les documents et les valider avant la mise en place des signatures électroniques. 

    2.  Partager les invitations pour les signatures 

Vous pouvez en un clic partager et inviter des équipes ainsi que des contacts externes à suivre, s’informer et identifier l’avancement d’une signature ou de plusieurs signatures. C’est donc une étape de communication pour impliquer un ensemble de personnes dans le suivi de la signature pour pouvoir débloquer un point s’il le faut. 

    3. La création et la gestion des rôles et des permissions.

Vous pouvez définir, créer et gérer des rôles et des permissions pour la gestion intégrale de vos signatures. Vous pouvez donc attribuer ces rôles à vos collaborateurs, afin d’avoir un ordre dans leurs implications vis-à-vis des signatures électroniques qui traversent leurs profils. 

    4. Les modèles à utiliser sans relâche 

Les modèles permettent de faciliter les collaborations, et de rendre les signatures plus habituées, et plus faciles à digérer à travers les workflows et les partages que vous pouvez réaliser avec vos équipes. 

La dématérialisation de la signature électronique avec Yousign 

Découvrez les solutions Yousign pour vous permettre de passer à la digitalisation des signatures, et l’utilisation d’une nouvelle signature adaptée à vos besoins et à vos procédures et documents. 

L’application SaaS intuitive de Yousign permet de déployer assez rapidement des signatures, pour mettre en place des invitations en quelques minutes seulement. 

Vous pouvez aussi faire confiance à l’outil API intégré, qui permet d’ajouter des signatures à vos outils préférés et habituels en entreprise. 

Maintenant que nous avons répondu à vos questions, pensez-vous pouvoir finalement adopter les signatures électroniques et la dématérialisation intégrale de vos procédures de signatures ?

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